外注さんが辞めても安心!?外注マニュアル作成をしておこう!

こんにちは!Reiyaです!

今回は外注さんのマニュアル作成について書いていこうと思います。

マニュアル作成とは

外注マニュアル作成とは、

外注さんがスムーズにお仕事ができるように仕事の流れを書いたPDFなどです。

僕はPDFのほかに動画も作って用意をしてあります。

結構作るのが大変なんですが、

出品マニュアル、商品削除マニュアル、商品発送マニュアルなどいろんなマニュアルを作っています。

一部、使っていないマニュアルもありますが、こんな感じで動画、PDFを作っています。

 

なぜマニュアルを作るべきか

では、なぜマニュアルを作った良いのかということですが、

外注さんが辞めた時に、次の方にスムーズに仕事をしてもらえること、

外注さんが作業方法を忘れてしまった、間違えてしまった時に、

自分自身でマニュアルを見て確認できること。

ヤフオクやイーベイなども急なシステムや表示の変更があったりますので、

いつでもマニュアルを更新して、新しい情報を書き換えられること。

など、とにかく外注さんにスムーズに仕事をしてもらえるようにするために作ります。

また、外注さんもわからないところをいちいちチャットワークなどで確認をとるのは、

結構なストレスになる。。。と僕は思っています。

 

マニュアルPDFの作り方

マニュアルの作り方ですが、僕はグーグルドキュメントで作っています。

グーグルドキュメント→オンラインで表計算や文書作成を行うことができる、Googleドキュメント。

グーグルドキュメント

新しいドキュメントを開いたら、説明と画像付きでやり方を書いていきます。

人によっては、しっかり目次を作ったり作り込む方もいるのですが、

多数の方に見せるわけではないので、

僕の場合は自分がやっているような流れで、文章と写真で記載していってます。

訂正、追加があればその都度新しく書き込んでいます。

マニュアルが作成出来たら、PDFにして外注さんに送ります。

グーグルドキュメントは、一度このように作り込んでおくと自動で保存されます。

変更があれば、またグーグルドキュメントを訂正してPDFで新しいマニュアルとして外注さんに送ります。

 

マニュアル動画の作り方

これも僕が使っているものをご紹介します。

Bandicam[バンディカム]

無料のもので十分だと思います。

無料のものだと10分まで動画を撮影することが可能です。

ダウンロード後に、こちらを押すと録画が始まります。

先ほど記載したよう、無料版ですと10分まで録画できます。

マニュアルを作り、動画で流れを説明して、

この2つを送ることで外注さんもとてもスムーズに仕事をできるかと思います。

 

まとめ

マニュアルPDFと動画を作成するとこで、

万が一、急に外注さんが辞めてしまっても、

新しい外注さんに説明をする時間も短縮できます。

僕の場合は、マニュアルを作っても1度スカイプでお話はしていますが、

外注さんの中には、話すのが苦手。。。という方もいます。

そのようなときにはマニュアルがあると便利ですね!

また、外注さんが多くなってきたら、どなたかを責任者(リーダー)として、

外注さんたち全ての方を管理していただくこともあります。

そのような場合にもマニュアルはあったほうが、

外注さんを教える際にスムーズですし、楽になると思います。

少し面倒なマニュアル作りですが、是非作ることをお勧めします!

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